Verein/Schatzmeister

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Dieser Seite ist eine Dokumentation aller Vorgänge bei denen es um Geld im Verein geht.

Organisatorisches

Emailadresse und PGP-Key

schatzmeister@ffnw.de (PGP-Key)

Arbeitszeiten und Ereichbarkeit

Jeden Montag von 9:00 bis 10:00 Uhr. Zu diesem Zeitpunkt werden die per Email eingegangenen Anfragen der vergangenen Woche bearbeitet.

Tools

Zur Bewältigung der Aufgaben des Schatzmeisters werden folgende Tools eingesetzt:

  • jVerein: Mitgliederverwaltung (Mitgliedsliste, Verwaltung SEPA-Mandate, Einzug von Beiträgen, Spendenbescheinigungen, Mahnungen, Emails an die Mitglieder)
  • Odoo: Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (Lagerhaltung, Abbildung des vollständigen Ein- und Verkaufsprozesses, Ausstellungen von Rechnungen)
  • Gnucash: Buchhaltung (Gesamtüberblick über die Finanzen, Verbuchung der Ergebnisse aus Mitgliederverwaltung und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Verbuchung von Spenden und der Inventur, Verbuchung aller sonstigen Vorfälle, Erstellung der Gewinn und Verlustrechnung)

Einkauf von Material

Es wird unterschieden zwischen Einkäufen für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (Shop) und Einkäufen für die Community. Zu Einkäufen für den Shop gehören alle Waren, die primär zum Wiederverkauf im Shop gedacht sind. Diese Einkäufe werden vom Shop-Team organisiert.

Zu Einkäufen für die Community gehören alle Einkäufe, die nicht primär zum wiederverkauft gedacht sind. Z.B. Testhardware, Hardware für Dachinstallationen oder Informationsmaterial. Diese Einkäufe sollen bis auf wenige Ausnahmen im Rahmen von Team-Budgets erfolgen. Soll ein Einkauf ausnahmsweise nicht im Rahmen eines Team-Budgets erfolgen, weil z.B. kein Team oder kein Budget für das zuständige Team existiert, so ist ein Antrag an den Vorstand notwendig. Sende dazu bitte eine Email mit deinem Namen und der Einkaufsliste an vorstand@ffnw.de und beachte bitte auch, dass die Prüfung des Antrags längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Accounts für Onlineshops

Im Vorstands-Keepass liegen die Zugangsdaten zu zahlreichen Onlineshops. Um später die Rückverfolgbarkeit von Einkäufen zu gewährleisten, soll nur mit diesen Accounts bestellt werden. Bei Einkäufen in neuen Shops wird stets ein Account auf die Emailadresse einkauf@ffnw.de erstellt.

Hintergrund ist, dass verschiedene Personen regelmäßig Zugriff auf die Kommunikationsinhalte im Bereich Einkauf benötigen (Rechnungen, Bestellbestätigungen, Sendungsverfolgung etc.). Um diesen Zugriff zu vereinfachen senden alle Onlineshops ihre Emails an die Adresse einkauf@ffnw.de. Zu dieser Adresse gibt es im Ticketsystem ein passendes Help-Topic sowie ein Team Einkauf dem alle Personen zugewiesen werden können, die regelmäßig zugriff auf die Emails in diesem Bereich benötigen.

Rechnungen

Alle Rechnungen und Kassenbons die außerhalb unserer eigenen Accounts empfangen werden, müssen ohne Ausnahme im Original oder als Scan an schatzmeister@ffnw.de geschickt werden.

Haushalt

2015

2016

Team-Budgets

Ein Team der Nordwest Community kann beim Vorstand ein Jahres-Budget beantragen, das dann über das Jahr frei abgerufen werden kann. Sendet dazu bitte eine Email mit eurem Team-Namen und einer Budgetvorstellung an vorstand@ffnw.de.

Zum Abruf eines Budgets (z.B. um etwas einzukaufen) genügt eine Notiz an schatzmeister@ffnw.de.


Budgets 2016


Betriebswirtschaft mit GnuCash

Die Buchführung geschieht mit dem Programm GnuCash. Als Kontenrahmen wird der Datev SKR49 genommen. Einige Konten aus dem SKR49 bei denen ich davon ausgehe dass wir sie niemals nutzen werden, habe ich als versteckt markiert damit sie nicht in der Kontoliste auftauchen. Diese versteckten Konten können mit der Option Ansicht->Filtern nach->Reiter weitere->Versteckte Konten anzeigen wieder angezeigt und bearbeitet werden.

Buchungsnummern

Buchungsnummern ab 01.01.2017

AB 01.01.2017 haben wir auf fortlaufende Buchungsnummern startend bei 1 umgestellt. In Gnucash kann die nächste Buchungsnummer mit der Eingabe von "+" im Feld für die Buchungsnummer angegeben werden.

Mapping bereits vergebener Buchungsnummern in 2017:

  • BN-2017-01-08.1: 5
  • BN-2017-01-08.2: 6

Buchungsnummern bis 31.12.2016

Jede Buchung erhält eine Buchungsnummer. Buchungsnummern setzen sich wie folgt zusammen: KÜRZEL-YYYY-MM-DD.FortlaufendenummerJeTag. Als Kürzel stehen werden folgende Kürzel verwendet:

  • RN: Rechnungsnummer (Verwendung bei Buchungen für ausgehende Rechnungen)
  • ZN: Zahlungsnummer (Verwendung bei Buchungen mit denen ausgehende Rechnungen beglichen werden)
  • BN: Buchungsnummer (Verwendung bei allen anderen Buchungen)

Buchungssätze

Die wichtigsten Buchungsvorfälle sind unter Buchungssätze dokumentiert.

Budgets

Häufig steht für einen bestimmten Zweck nur eine begrenzte Menge Kapital zur Verfügung. Die am häufigsten gestellten Fragen dabei sind, wie viel Geld für eine bestimmten Zweck insgesamt ausgegeben werden darf und wie viel Geld nach einigen erfolgten Ausgaben oder zusätzlichen Einnahmen für einen bestimmten Zweck noch als Rest für weitere Ausgaben zur Verfügung steht. Dies wird allgemein über Budgets geregelt.

In GnuCash kann über Aktionen -> Budget -> Neues Budget ein neues Budget angelegt werden. Über den Button Optionen kann das Budget genauer konfiguriert werden.

Ein Budget ist wie eine Tabelle aufgebaut. Auf der Y-Achse die Konten in die Einnamen und Ausgaben gebucht werden sollen, auf der X-Achse die Monate in denen bestimmte Einnahmen und Ausgaben angefallen sind.

Das Ergebnis eines Budgets kann mittels eines Berichts für die Gewinn und Verlustrechnung abgerufen werden. Gehe dazu auf Berichte->Budget->Budget Gewinn- und Verlustrechnung oder nutze den vorkonfigurierten, gespeicherten Bericht.

Weitere Informationen: https://www.packtpub.com/books/content/creating-budget-your-business-gnucash

Inventur

Zweimal im Jahr wird eine Inventur durchgeführt. Zeitpunkte:

  • 15. Dezember
  • 15. Juni

Gewinn und Verlustrechnung

Gnucash bietet die Möglichkeit eine GuVR zu erstellen. Manuell geht dies über Berichte->Erträge und Aufwendungen->Gewinn und Verlustrechnung. Es gibt aber auch bereits eine Vorlage die über Berichte->Saved Report Configurations->Gewinn und Verlustrechnung Freifunk Oldenburg e.V. abgerufen werden kann. Es muss dann nur noch der GUvR-Zeitraum angepasst werden.

Vorgang:

  • Datei -> Seite Einrichten Auf Querformat stellen
  • Bericht als PDF exportieren (wird verdreht exportiert)
  • PDF drehen:
    • pdftk guv.pdf cat 1-endwest output guv_2015.pdf

Spendenbescheinigung

Eine Spendenbescheinigung kann nur auf echte Spenden ausgestellt werden. Also auf Geld- oder Sachgüter, die dem Verein ohne Gegenleistung überschrieben werden. Beispiel: ein Mitglied kauft 2 Router zum Preis von 45,00€ und zahlt aber 50,00€ mit den Worten den Rest spende ich euch. Dann kann eine Spendenbescheinigung nur auf die tatsächlich gespendeten 5,00€ ausgestellt werden, nicht aber auf die 45,00€, für die das Mitglied als Gegenleistung die Router erhalten hat, oder gar auf die ganzen 50,00€.

Geldspende

Zum Ausstellen einer Spendenbescheinigung muss das offizielle Formular des Bundesfinanzministeriums genutzt werden. Dies kann im [[1]] heruntergeladen werden ([zum Formular]). Es wird Vorname, Nachname und Anschrift des Spenders benötigt.

Sachspende

Zum Ausstellen einer Spendenbescheinigung muss das offizielle Formular des Bundesfinanzministeriums genutzt werden. Dies kann im [[2]] heruntergeladen werden ([zum Formular]).

Vom Spender werden folgende Angaben benötigt:

  • Vorname und Nachname
  • Straße und Haunummer
  • PLZ und Ort
  • Genauer Wert der Spende (notfalls Recherche nach gängigen Marktpreisen). Muss ggf. mit Angaben bei Herkunft der Spende übereinstimmen.
  • Informationen über Herkunft der Spende. Es gibt folgende Möglichkeiten:
    • Die Sachzuwendung stammt nach den Angaben des Zuwendenden aus dem Betriebsvermögen. Die Zuwendung wurde nach dem Wert der Entnahme (ggf. mit dem niedrigeren gemeinen Wert) und nach der Umsatzsteuer, die auf die Entnahme entfällt, bewertet.
    • Die Sachzuwendung stammt nach den Angaben des Zuwendenden aus dem Privatvermögen.
    • Der Zuwendende hat trotz Aufforderung keine Angaben zur Herkunft der Sachzuwendung gemacht.

Spende einer Dienstleistung (Aufwandsspende)

Eine Dienstleistung (z.B. vServer) kann als Verzicht von Aufwendungen gespendet werden. Steuerlich absetzbar ist diese Spende aber nur dann, wenn der Spender einen Rechtsanspruch auf den Ersatz der Aufwendung hat.

In der Praxis bedeutet das, dass ich nur eine Spendenbescheinigung ausstellen kann, wenn vor der Spende ein Vertrag über die Inanspruchnahme der Dienstleistung geschlossen wurde und der Anbieter tatsächlich die Möglichkeit hat seinen Aufwand einzufordern.

Das BMF schreibt dazu im Detail folgendes:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/2014-11-25-Steuerliche-Anerkennung-Aufwandsspende-Rueckspende.pdf?__blob=publicationFile&v=2

Ich kann daher 2 Möglichkeiten anbieten:
1. überlassen des vServers einfach so, ohne spendenbescheinigung. Stefan & Hilko machen das bspw. so. Dann bekommt das adminteam einfach die Daten. Zur 
Sicherheit kann auf Wunsch ein Nutzungsvertrag ohne kosten geschlossen werden. Dazu an den vorstand wenden.

2. schließen eines Vertrags aus dem die kosten hervorgehen (wie wenn man bei netcup etwas mietet). Dann muss der Verein zahlen, aber der Anbieter könnte sich 
entscheiden seine Forderung als Aufwandsspende zu spenden und bekommt dafür eine Spendenbescheinigung die abgesetzt werden kann. Dazu auch an vorstand wenden

Rechnung

Eingehend

  • zu jedem Einkauf gibt es eine Rechnung
  • eine Rechnung wird ausgedruckt
  • eine Rechnung wird mit einer Buchungsnummer versehen, die mit der Buchungsnummer in der Buchhaltung übereinstimmt
  • eine Rechnung wird mit dem Haushaltsposten versehen aus dem die Rechnung bezahlt wurde
  • eine Rechnung wird mit dem Lager versehen in das die Ware geliefert wurde

Ausgehend

Im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb werden Rechnungen direkt mittels Odoo erstellt. Muss eine Rechnung außerhalb von Odoo erstellt werden, dann liegt dafür eine Vorlage im Vorstandsordner.

Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung hat eine eigene Wikiseite: Verein/Mitgliederverwaltung.

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb mit Odoo

Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb hat eine eigene Wikiseite: Verein/Shop

SEPA

SEPA-Lastschriftmandat

Formulierung eines SEPA-Lastschriftmandats

Muster siehe http://www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/uploads/media/120720_DK_Beispiele_Muster_SEPA_Lastschriftmandat-SDD_Basis-Core_09072012.pdf

Die Mandatsreferenz kann dem Mitglied im Nachhinnein per Prenotification mitgeteilt werden und muss daher nicht auf dem Vordruck angegeben werden (die wird ja später von der Verwaltungssoftware generiert).

Prozess zur Verarbeitung eines SEPA-Lastschriftmandats

1. Gläubiger füllt SEPA-Lastschriftmandat aus und schickt es an den Verein
1. Schatzmeister gibt Daten in die Verwaltungssoftware ein, diese generiert eine Mandatsreferenz (Mandatsnummer, Mandats-ID)
1. Mindestens 14 Tage vor der ersten Ausführung des SEPA-Lastschriftmandats teilt der Schatzmeister dem Gläubiger mittels Prenotification die Mandatsreferenz sowie den Termin des Einzugs mit 
 1. bei Mitgliedsbeiträgen wird dem Mitglied der Termin des Ersteinzugs sowie die Termine der regelmäßigen Folgeeinzüge mitgeteilt.

SEPA Lastschrift Mandats-ID

Für SEPA-Lastschriften wird eine Mandats-ID benötigt. Diese identifiziert ein Lastschriftmandat eindeutig und wird vom Verein vergeben und in der Mitgliederverwaltung festgehalten. Die Mandats-ID setzt sich wie folgt zusammen:

  • MANDATNR-$Mitgliedsnummer-$FortlaufendenummerJeMitglied

Beispiel:

  • MANDATNR-35-2 (Zweites Lastschriftmandat des Mitglieds mit der Nummer 35. Zweites Mandat deshalb weil das Mitglied das erste Mandat z.B. zurückgezogen hat)

Prenotification

Kann genutzt werden für:

  • Mitteilung der Mandatsreferenz sowie der Einzugstermine
  • Mitteilung über Änderung der Mandatsreferenz

Muster siehe https://www.volksbank-ludwigsburg.de/fileadmin/e-Services/SEPA/Merkblatt_Prenotification.pdf

Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl nach IBAN

Siehe:

Wichtiger Hinweis: vorher die direkte Formatierung des IBAN-Feldes löschen.

SEPA Sammelüberweisung mit AqBanking

aqbanking-cli sepatransfers -c ./output.txt -a 2045694500 -f ./freifunk_oldenburg_mitgliedsliste_lastschrift_fehler_bereinigt_final.csv --profile=sepatrans

SEPA Sammellastschrift mit AqBanking

aqbanking-cli sepadebitnotes -c output.log -a 2045694500 --fill-gaps --importer=csv --profile=sepalast -f freifunk_oldenburg_mitgliedsliste.csv


Bank

Neuer Benutzer mit HBCI und GnuCash bei der GLS-Bank

** Benutzername: beliebig
** Benutzerkennung: die Benutzerkennung, die man per Post erhalten hat (beginnt mit 672...)
** Kundennummer: VR-Kennung (inklusive VRK49...)

Neues Konto mit bereits eingerichtetem HBCI-Benutzer und GnuCash bei der GLS-Bank

  • Bei der Bank einen Vertrag für ein Konto abschließen und Onlinebanking mit HBCI aktivieren
  • Auf die VR-Kennung warten (kommt per Post)
  • Bei der Bank nach einer Benutzerkennung für einen HBCI-Schlüssel (Schlüsseldatei, Keyfile) fragen (kommt per Post)
  • In Gnucash den Manager für die AqBanking einstellungen starten (Werkzeug->Onlinebanking-Einrichtung->Vor->AqBanking Einrichtungs-Assistenten starten)
    • Zum Konto passenden Benutzer bearbeiten
** Kontenliste abrufen
    • AqBanking Einrichtungs-Assistenten verlassen (Abbrechen, Schließen)
  • Zur Kontenzuordnung wechseln (Vor)
  • Mit einem Doppelklick kann das neue Konto bei der Bank einem Konto in GnuCash zugewiesen werden
  • Anschließend den Manager schließen und das Konto in der normalen GnuCash Kontenübersicht öffnen
  • Zum testen einmal den aktuellen Saldo abholen (Online-Aktionen->Saldenabfrage). Es werden immer die Daten des aktuell geöffneten oder markierten Kontos abgeholt. An dieser Stelle kann es sein, dass noch einmal eine Kontozuordnung erfolgen muss.

Change path to hbci key in aqbanking

Edit .aqbanking/settings/users/uid%3a%3a00XXXXXXXX.conf

Neue Kontenvollmacht

Um einem neuen Vorstandsmitglied eine Kontenvollmacht auszustellen werden folgende Unterlagen benötigt:

  • Vollmachtsformular
  • Postident von der Person auf die die Vollmacht ausgestellt werden soll