Verein/Mitgliederverwaltung

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Organisatorisches

Arbeitszeiten und Ereichbarkeit

Ihr erreicht die Mitgliederverwaltung per Email unter: [[mailto: mitglieder@ffnw.de|mitglieder@ffnw.de]]. Mitgliedsanträge und Anfragen werden alle 2 Monate bearbeitet.

Hinweis: die Nutzung von PGP ist technisch derzeit nicht möglich. Nutzt als Alternative bitte den klassischen Weg per Post an die Vereinsadresse. Um dieses Problem zu beheben muss PGP für OsTicket umgesetzt werden. Siehe dazu auch https://pad.ffnw.de/p/todo

Tools zur Mitgliederverwaltung

Was sollte ein Tool können?

  • Mitglieder aus CSV importieren
  • Mitglieder in CSV exportieren
  • Neue Mitglieder anlegen
  • Mitglied verschiedenen Beitragsgruppen zuordnen
  • Email an alle Mitglieder schreiben
  • Email an ausgewählte Mitglieder schreiben
  • Variablen in Emails
  • Email-Vorlagen
  • Festlegen wie der Beitrag gezahlt wird (Bar, Überweisung, SEPA-Lastschrift)
  • Beitrag von Neumitgliedern einziehen
  • SEPA Prenotifications verschicken
  • Mandatsreferenzen verwalten
  • Mehrbenutzer Funktion (am besten online-app)

Tools

  • jVerein
  • Admidio

Tools

Zur Bewältigung der Aufgaben der Mitgliederverwaltung werden folgende Tools eingesetzt:

  • Ubuntu Server (zentrale jVerein Installation)
  • jVerein: Mitgliederverwaltung (Mitgliedsliste, Verwaltung SEPA-Mandate, Einzug von Beiträgen, Spendenbescheinigungen, Mahnungen, Emails an die Mitglieder)

Mitgliederverwaltung mit jVerein

Die Mitgliederverwaltung erfolgt mit Jameica jVerein auf einem zentralen Server mit grafischer Oberfläche.

Verbindung zum Server

Die Verbindung zum Server erfolgt mit dem Programm [[1]]. Achtung: der Server ist NUR per IPv6 erreichbar

  • Adresse: jverein.ffnw.de
  • Benutzername: ffnw
  • Passwort: siehe Vorstands-Keepass (Verwaltung)

Jameica jVerein starten

Auf dem Desktop des Servers liegt eine Verknüpfung zum Programm "Jameica". Diese wird per Doppelklick ausgeführt und Startet die Mitgliederverwaltung.

Mitgliederdatenbank sichern

Die Datenbank von jVerein auf dem Server kann bei Bedarf in das [der Mitgliederverwaltung] synchronisiert werden. {{{ cd /home/ffnw/.jameica/jverein git commit 'Update Mitgliederverwaltung' git push }}}

Einrichtung

jVerein installieren

Basis für jVerein ist die Java-Laufzeitplatform Jameica. jVerein wurden als Plugins für Jameica konzipiert und hat außerdem das Plugin Hibiscus als Abhängikeit.

Installiert werden müssen: jameica (über Paketverwaltung des Betriebssystems), hibiscus (über jameicas Pluginsystem), jverein (über jameicas Pluginsystem). Als Programm gestartet wird Jameica (jVerein ist ein Jameica-Plugin).

Datenaustausch

Die Vereinsdaten müssen unter den Verwaltungsmitgliedern händisch ausgetauscht werden. Dazu wird der jVerein-Einstellungsordner unter den Verwaltungsmitgliedern ausgetauscht. Der Austausch erfolgt über ein Git-Repository.

jVerein Einstellungsordner:

  • Linux: /home/BENUTZER/.jameica/jverein
  • Windows: C:\Users\BENUTZER\.jameica/jverein

Git Repo:

Am einfachsten lässt sich der Austausch realisieren, indem das Git-Repo einfach in den .jameica Ordner geklont wird: {{{ cd /home/BENUTZER/.jameica/ git clone git@git.nordwest.freifunk.net:ffnw-vorstand/Vorstand-Mitgliederverwaltung.git ./jverein }}}

Anschließend kann man den jVerein Einstellungsordner wie ein Git-Repo vor und nach jeder Nutzung updaten. Dazu: {{{ cd /home/BENUTZER/.jameica/jverein/ git pull --rebase }}} oder {{{ cd /home/BENUTZER/.jameica/jverein/ git push }}}

HBCI-Zugang

Jeder Teilnehmer, der auf das Bankkonto zugreifen will, benötigt einen eigenen HBCI-Zugang. Es ist nicht möglich sich einen HBCI-Key zu teilen, da falsch synchronisierte HBCI-Zugänge werden von der Bank gesperrt werden. Die Option um einen neuen HBCI-Schlüssel zu generieren findet sich in jVerein unter Konten einrichten (Schlüsseldiskette/Schlüssellaufwerk).

Emailkonto

Die Mitgliederverwaltung hat ein eigenes Emailkonto mit der Adresse mitglieder@ffnw.de. jVerein nutzt das Konto zum Versand von Mails.

jVerein Datenbank h2 bearbeiten

Nur für schwerwiegende Eingriffe.

Aufnahme eines neuen Mitglieds

Mitgliedsantrag ausdrucken und archivieren. Digitale Archivierung optional.

Daten vom Mitgliedsantrag eingeben. Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

  • Stammdaten
    • Name
    • Vorname
    • Straße
    • PLZ
    • Ort
    • Geburtsdatum (wenn "volljährig" angegeben nutze 01.01.1970)
    • Geschlecht (ohne Angabe verwenden)
    • Email
  • Mitgliedschaft
    • Beitragsgruppe
    • Eintrittsdatum
    • Individueller Beitrag (Nur wenn ein Unterstützungsbeitrag angegeben ist. Dann wird hier die Summe aus Mitgliedsbeitrag und Unterstützungsbeitrag angegeben)
  • Zahlung
    • Zahlungsweg
    • Datum des Mandats (siehe Mitgliedsantrag)
    • IBAN (optional)
    • BIC (optional)
  • Zusatzfelder
    • Spendenbescheinigung

Begrüßungsmail schicken (Verschickte Emails werden im IMAP Ordner Sent abgelegt und können zur Überprüfung z.B. mit Thunderbird angesehen werden):

  • Einzelnes Mitglied aufrufen -> Mail -> Aus Vorlage -> Willkommen im Freifunk Oldenburg e.V.

Im Anschluss muss von neuen Mitgliedern noch der Mitgliedsbeitrag eingezogen werden.

Emailvorlagen

Variablen

Vorlage für Begrüßungsmail

Hallo $mitglied_vornamename,

wir freuen uns dich als Mitglied im Freifunk Nordwest e.V. begrüßen zu dürfen. In dieser Email findest du wichtige Informationen zu deiner Mitgliedschaft und zu den Angeboten des Vereins.

Daten zur Mitgliedschaft
++++++++
Aufnahmedatum: $mitglied_eintritt 
Art der Mitgliedschaft: $mitglied_beitragsgruppe_bezeichnung 
Mitgliedsnummer: $mitglied_id 

Mitgliedsbeitrag
++++++++
Zahlungsweg: $mitglied_zahlungsweg_text 

Der Beitrag wird jeweils zum 1. Februar erhoben. Dann senden wir dir auch deine Spendenbescheinigung zu. Im Beitrittsjahr wird der Beitrag jeweils zum 
Beitrittsdatum erhoben. Solltest du nicht am Lastschriftverfahren teilnehmen, bitten wir dich den Beitrag auf das folgende Konto zu überweisen:

Zahlungsempfänger: Freifunk Nordwest e.V.
IBAN: DE13430609672045694500
Bank: GLS-Gemeinschaftsbank
Verwendungszweck 1: Mitgliedsbeitrag $aktuellesjahr  NR-$mitglied_id 
Verwendungszweck 2: $mitglied_vornamename

Für deine Unterstützung möchten wir uns an dieser Stelle herzlich bedanken! Bei Änderungen, Ermäßigungen, fehlerhaften Daten oder anderen Wünschen steht dir 
unsere Mitgliederverwaltung jederzeit gerne zur Verfügung.

Kontakt
++++++++
Du kannst den Verein per Post unter der folgenden Adresse erreichen:
Freifunk Nordwest e.V.
Postfach 1803
26008 Oldenburg

Außerdem stehen folgende Kontakte per Email zur Verfügung:
Mitgliederverwaltung: mitglieder@ffnw.de
Schatzmeister: schatzmeister@ffnw.de
Vorstand allgemein: vorstand@ffnw.de

Für allgemeine Fragen zu Freifunk, die nicht den Verein betreffen würden wir uns freuen auf unserer Mailingliste von dir zu hören: 
https://lists.ffnw.de/mailman/listinfo/nordwest

Angebote
++++++++
Unsere Website: https://ffnw.de/ 

Der Verein: Auf unserer Website unter findest du in der Rubrik "Verein" alles Wissenswerte rund um unseren Verein. Dort findest du auch Informationen zu 
Leihgeräten sowie Audio- und Videoequipment.

Menschen und Teams: Die aktive Arbeit der Freifunk Nordwest Community findet größtenteils in offenen Teams statt. Neue Gesichter sind immer willkommen! Eine 
Übersicht über bestehende Teams findest du auf unserer Website unter "Mitmachen->Menschen und Teams".

Treffen: Um der Community regelmäßig die Möglichkeit zum persönlichen Austausch und zur Organisation des Netzaufbaus zu bieten, finden regelmäßig Treffen 
statt. Das nächste Treffen kann unserem Kalender entnommen werden: https://ffnw.de/calendar/

Shop: Um die Freifunk Community beim Aufbau und Betrieb des Freifunknetzes zu unterstützen bietet der Verein fertig installierte Freifunk Router an. Diese 
können auf den regelmäßigen Freifunktreffen oder auf unserer Website erworben werden: https://shop.ffnw.de

Mitgliederversammlungen
++++++++
Mindestens einmal pro Jahr lädt der Verein seine Mitglieder zur ordentlichen Mitgliederversammlung ein. Sofern keine besonderen Themen anstehen, wird dort der 
Jahresbericht präsentiert. Alle zwei Jahre wird der Vorstand gewählt.

Solltest du Kritik oder Anregungen haben, würden wir uns freuen von dir zu hören. Bis dahin hoffen wir, dass du dich im Freifunk Nordwest e.V. gut aufgehoben 
fühlst und die Idee noch lange interessant und unterstützenswert findest.

Viele Grüße
tverrbjelke (Mitgliederverwaltung)

---

Freifunk Nordwest e.V.
Postfach 1803
26008 Oldenburg

Web: https://ffnw.de
Email: mitglieder@ffnw.de

Vertreten durch den Vorstand:
Björn Franke (Vorsitzender)
Jan-Tarek Butt (stellv. Vorsitzender)
Clemens John (Schatzmeister)

Registergericht: Amtsgericht Oldenburg
Registernummer: VR 201411
Finanzamt: Finanzamt Oldenburg
Steuernummer: 64/220/00301

Geldinstitut: GLS-Gemeinschaftsbank
IBAN: DE13430609672045694500
BIC: GENODEM1GLS
Gläubiger-Identifikationsnummer: DE17ZZZ00001224579

Der Verein ist vom Finanzamt Oldenburg als gemeinnützig anerkannt.

Vorlage für Austritt

Hallo $mitglied_vornamename,

hiermit bestätigen wir deinen Austritt aus dem Freifunk Nordwest e.V..

Daten zur Mitgliedschaft
++++++++
Austrittsdatum: $mitglied_austritt 

Wir sind stolz dass wir dich in der Vergangenheit als Unterstützer an Bord begrüßen durften und hoffen, dass du dein Engagement an anderer Stelle fortsetzen kannst. 

Alles gute für die Zukunft
Clemens John (in Vertretung für die Mitgliederverwaltung)

---

Freifunk Nordwest e.V.
Postfach 1803
26008 Oldenburg

Web: https://ffnw.de
Email: mitglieder@ffnw.de

Vertreten durch den Vorstand:
Björn Franke (Vorsitzender)
Jan-Tarek Butt (stellv. Vorsitzender)
Clemens John (Schatzmeister)

Registergericht: Amtsgericht Oldenburg
Registernummer: VR 201411
Finanzamt: Finanzamt Oldenburg
Steuernummer: 64/220/00301

Geldinstitut: GLS-Gemeinschaftsbank
IBAN: DE13430609672045694500
BIC: GENODEM1GLS
Gläubiger-Identifikationsnummer: DE17ZZZ00001224579

Der Verein ist vom Finanzamt Oldenburg als gemeinnützig anerkannt.

Vorlage für SEPA Prenotification

SEPA-Lastschrift des Freifunk Nordwest e.V.
+++
Hallo $lastschrift_vorname $lastschrift_name,

hiermit informieren wir dich vorab über den Einzug einer SEPA-Lastschrift für den Freifunk Nordwest e.V.

Daten zur SEPA-Lastschrift
+++
Betrag: $lastschrift_betrag Euro
Fälligkeit: $lastschrift_abrechnungslauf_faelligkeit 
Verwendungszweck: $lastschrift_verwendungszweck 
Gläubiger-Identifikationsnummer: DE17ZZZ00001224579

Zugrundeliegendes SEPA-Mandat
+++
Mandats-ID: $lastschrift_mandatid 
Mandats-Datum: $lastschrift_mandatdatum 

Die Lastschrift erfolgt aufgrund einer aktiven Mitgliedschaft in unserem Verein. Bei Fragen steht dir unsere Mitgliederverwaltung gerne unter der Emailadresse mitglieder@ffnw.de zur Verfügung.

Viele Grüße
tverrbjelke (Mitgliederverwaltung)
----- 
Freifunk Nordwest e.V.
Harlingerstraße 15a
26121 Oldenburg

Web: https://wiki.nordwest.freifunk.net/Verein
Email: vorstand@ffnw.de

Vertreten durch den Vorstand:
Björn Franke (Vorsitzender)
Jan-Tarek Butt (stellv. Vorsitzender)
Clemens John (Schatzmeister)

Registergericht: Amtsgericht Oldenburg
Registernummer: VR 201411
Finanzamt: Finanzamt Oldenburg
Steuernummer: 64/220/00301

Geldinstitut: GLS-Gemeinschaftsbank
IBAN: DE13430609672045694500
BIC: GENODEM1GLS
Gläubiger-Identifikationsnummer: DE17ZZZ00001224579

Der Verein ist vom Finanzamt Oldenburg als gemeinnützig anerkannt.

Einzug des Mitgliedsbeitrags von Neumitgliedern

Der Mitgliedsbeitrag von Neumitgliedern wird bei Mitgliedern, die nach dem 1. Februar eintreten außerhalb des regulären Turnus sofort fällig. Dazu erstellen wir unter Abrechnung -> Abrechnung einen neuen Rechnungslauf mit folgenden Angaben:

  • Modus: eingetretene Mitglieder
  • Fälligkeiten: voreinstellung
  • Stichtag: idR. Datum von heute
  • Von Eingabedatum: Datum an dem das erste neue Mitglied in die Mitgliederverwaltung eingegeben wurde von dem noch nicht abgebucht wurde.
  • Zahlungsgrund: Mitgliedsbeitrag Freifunk Nordwest e.V. <JAHR>
  • Abbuchugsaufgabe: hibiscus

Vor dem klick auf "Starten" unbedingt "Fehler/Hinweise" checken (danach muss man die Einstellungen leider nochmal vornehmen, aber der Punkt ist sehr wichtig)!

Nach dem Klick auf "Starten" wird ein Entwurf für eine Sammellastschrift erzeugt. Die neue Sammellastschrift kann unter SEPA-Zahlungsverkehr->Sammellastschriften bei der Bank eingereicht werden indem die Sammellastschrift mit einem Rechtsklick markiert und dann "Jetzt ausführen" aufgerufen wird.

Anschließend muss für den Rechnungslauf eine SEPA Prenotification an die Gläubiger verschickt werden. Dies geht unter Abrechnung->Abrechnungslaug. Dort wird der aktuelle Rechnungslauf mit einem Rechtsklick markiert und dann Prenotification ausgewählt. Der Versand erfolgt per Mail.

Änderung des Mitgliedsbeitrags

1. Betrag ändern
2. Mandatsversion um 1 erhöhen
3. Speichern

Hinweis: die Anpassung der Mandatssequenz erfolgt nach dem Speichern automatisch siehe [[2]].

Berechnung Gesamtsumme Beiträge

Zur Erstellung des Haushalts für das kommenden Jahr wird die voraussichtliche Gesamtsumme der Mitgliedsbeiträge benötigt. Diese kann wie folgt berechnet werde:

  • Exportiere Mitgliedsliste als CSV (Auswertung->Mitglieder als CSV exportieren)
  • Lege neue Spalte "Tatsächlicher Beitrag" an und fülle mit Formel:
    • =WENN(mitglied_individuellerbeitrag>0;mitglied_individuellerbeitrag;mitglied_beitragsgruppe_betrag)
  • Bilde Summe über Spalte "Tatsächlicher Beitrag"

Mahnwesen

Entwurf

Barzahler Hinweis auf Zahlung

Barzahler erhalten 14 Tage vor Fälligkeit des Mitgliedsbeitrags eine Aufforderung zur Zahlung per Post. Erfahrungsgemäß reicht der bisher praktizierte Hinweis per Mail nicht aus. Das ist auch für die Mitglieder ein großer Service weil es in der Vergangenheit hier mehrmals zu unklarheiten gekommen ist (Mail übersehen und alles mögliche). Auf Papier sind die Dinge oft klarer.

Erinnerung 1 Monat

Hat ein Mitglied seinen Beitrag einen Monat nach Fälligkeit nicht gezahlt, wird per Post an den Beitrag erinnert und die Möglichkeit für Kontakt aufgezeigt falls es Probleme mit dem Beitrag gibt (evtl. hat das Mitglied seinen Beitrag einfach nur vergessen oder weiß nicht an wen es sich wenden soll bei Problemen).

Mahnung 2 Monate

Hat ein Mitglied seinen Beitrag zwei Monate nach Fälligkeit nicht gezahlt, wird per Post an den Beitrag erinnert und auf die Möglichkeit zu Sanktionen hingewiesen (nach 2 Briefen, Aufforderung und Erinnerung, kann von einer gewissen Mutwilligkeit ausgegangen werden).

Sanktionsverfahren 3 Monate

Zahlt ein Mitglied seinen Beitrag nach 3 Briefen und 3 Monaten nicht, wird im Vorstand ein Saktionsverfahren eingeleitet. Dem Mitglied wird die Möglichkeit gegeben sich zu äußern andernfalls ist ein Ausschluss möglich.

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