Verein/Schatzmeister/Buchungssaetze

Buchungssätze

Im folgenden sollen die wichtigsten Buchungsvorgänge dokumentiert werden. Die Eingabe der Konten in das Buchungsfeld geschieht am einfachsten über die Kontonummer indem diese in das leere Kontenfeld eingegeben und anschließend das dazugehörige Konto mittels der Tab-Taste ausgewählt wird. Damit dieser Abschnitt auch als Nachschlagewerk dienen kann, wird im folgenden bei allen Buchungen die Kontonummer der entsprechenden Soll- und Habenkonten dokumentiert.

Zweckbetrieb

Zum Ein- und Verkauf von Waren nutzen wir die aufwandsorientierte Buchung (Just-in-time-Buchung). Diese wurde im Verein am 1.1.2015 eingeführt. Siehe dazu auch https://forum.freifunk.net/t/warenwirtschaftssystem-fur-inventar/3754/10?u=floh1111

Einkauf von Waren für den Zweckbetrieb

Da in der Regel per Vorkasse gezahlt wird, buchen wir bei Zahlung zuerst eine Forderung ein, da wir das Geld schon gezahlt haben, die Waren aber noch fordern:

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0650 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 85,85€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 85,85€

Bei Erhalt der Ware, buchen wir die Forderung wieder aus auf das entsprechende Aufwandskonto

• 6 Erfolgskonten für andere ertragssteuerfreie Zweckbetriebe:1 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE:2 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE 2 (UST-FREI) :2 AUSGABEN/AUFWENDUNGEN:6670 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe/bezogene Waren 85,85€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0650 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 85,85€

Verkauf von Waren aus dem Zweckbetrieb

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€ an
  • 6 Erfolgskonten für andere ertragssteuerfreie Zweckbetriebe:1 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE:2 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE 2 (UST-FREI) :1 EINNAHMEN/ERTRÄGE :6500 Umsatzerlöse 50,00€

Verein

Einzahlung Barkasse

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0920 Kasse 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€

Kontoführungsgebühren

• 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:2 AUSGABEN:2704 Sonstige Kosten:27041 Kontoführungsgebühren 2,80€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 2,80€

Bildung von Rücklagen

Jährlich dürfen 10% der Bruttoeinnahmen im ideellen Bereich (ohne Zweckbetriebe) in die freien Rücklagen eingestellt werden.

• 3 Erfolgskonten für erfolgsneutrale Posten:3 MITTELVERWENDUNGSRECHNUNG:1 allgemein:3965 Einstellungen in freie Rücklagen gem. § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO an
  • 1 Passiva:0 VERMÖGEN/EIGENKAPITAL:0 Gewinnrücklagen:1070 Freie Rücklagen

Miete

• 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:2 AUSGABEN:2661 Miete und Pacht 40,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 2,80€

Einkauf von Einrichtung und Ausstattung für das Büro

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€ an
  • 0 Aktiva:4 ANDERE ANLAGEN, BETRIEBS- UND GESCHÄFTSAUSSTATTUNG:0320 Büroeinrichtung 50,00€

Einkauf von Verbrauchsmaterialien für das Büro

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€ an
  • 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:2 AUSGABEN:2701 Büromaterial 50,00€

Einkauf von Hardware für den Verein (nicht Zweckbetrieb)

Da in der Regel per Vorkasse gezahlt wird, buchen wir bei Zahlung zuerst eine Forderung ein, da wir das Geld schon gezahlt haben, die Waren aber noch fordern:

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0650 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€

Bei Erhalt der Ware, buchen wir die Forderung wieder aus auf das entsprechende Aufwandskonto im Ideellen Bereich

• 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:2 AUSGABEN:2704 Sonstige Kosten:27047 Ausgaben für Hardware 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0650 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 50,00€

Reisekosten

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€ an
  • 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:2 AUSGABEN:2560 Reisekostenerstattungen 50,00€

Mitgliedsbeitrag

Mitgliedsbeiträge können sowohl als Sammellastschriften sowie auch als Überweisungen eingehen. Es wird gebucht:

• 0954 Bank 15,00€ an
  • 2110 Echte Mitgliedsbeiträge

Rücklastschriften

Es kommt regelmäßig vor, dass ein Mitgliedsbeitrag nicht eingezogen werden konnte. Dann erfolgt eine Rücklastschrift bei der Gebühren anfallen. Es wird gebucht:

• 0954 Bank 19,44€ an
  • 2110 Echte Mitgliedsbeiträge 15,00€
  • 2703 Einzugskosten 4,44€

Alt

Erste Aufgabe war die Buchung der Mitgliedsbeiträge. Das mache ich jetzt erst einmal so, dass jedes Mitglied als Debitor mit eigenem Konto geführt wird. Zum Fälligkeitsdatum (in diesem Fall 21.07.2013) wird gebucht: 06550MitgliedsNR (Debitorenkonto als Unterkonto von 06550 Forderungen auf Mitgliedsbeiträge als Unterkonto von 0655 Forderungen aus Vereinsbereichen) an 2110 (Echte Mitgliedsbeitäge bis 256€) BETRAG

Geht der Mitgliedsbeitrag dann im Laufe der entsprechenden Fristen beim Verein ein, wird die Forderung ausgebucht: Bank an Debitorenkonto BETRAG

So kann ich immer sehen für welches Mitglied die Beiträge in welcher Höhe eingegangen sind und für welches nicht.

Verwirrend bei GnuCash ist, dass das Buchungsfenster die Konten genau umgekehrt auflistet. Also nicht soll an haben, sondern "Herkunftskonto" an "Buchen Nach". Das muss man auch erstmal checken.

Spenden

Allgemeines:

• Spenden von Betterplace werden immer auf Erhaltene Geldspende mit Zuwendungsbestätigung gebucht, da wir nicht genau wissen ob eine Zuwendungsbestätigung seitens Betterplace ausgestellt wurde oder nicht.

Erhaltene Geldspende ohne Zuwendungsbestätigung

• 3 Erfolgskonten für erfolgsneutrale Posten:2 ERTRAGSNEUTRALE POSTEN:0 Ideeller Bereich:3223 Geldzuwendungen ohne Zuwendungsbestätigung 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€

Erhaltene Geldspende mit Zuwendungsbestätigung

• 3 Erfolgskonten für erfolgsneutrale Posten:2 ERTRAGSNEUTRALE POSTEN:0 Ideeller Bereich:3221 Geldzuwendungen gegen Zuwendungsbestätigung 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€

Erhaltene Sachspenden ohne Zuwendungsbestätigung

• 3 Erfolgskonten für erfolgsneutrale Posten:2 ERTRAGSNEUTRALE POSTEN:0 Ideeller Bereich:3227 Sachzuwendungen ohne Zuwendungsbestätigung 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€

Erhaltene Sachspenden mit Zuwendungsbestätigung

• 3 Erfolgskonten für erfolgsneutrale Posten:2 ERTRAGSNEUTRALE POSTEN:0 Ideeller Bereich:3225 Sachzuwendungen gegen Zuwendungsbestätigung 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€

Gezahlte Geldspenden an andere gemeinnützige Vereine

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€ an
  • 3 Erfolgskonten für erfolgsneutrale Posten:2 ERTRAGSNEUTRALE POSTEN:0 Ideeller Bereich:3251 Gezahlte Spenden/Zuwendungen 50,00€

Zuschüsse

Erhaltene Zuschüsse Von Behörden

• 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:1 EINNAHMEN:2302 Zuschüsse von Behörden 50,00€ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€

Teams

Admin-Team

Server und Domains

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€ an
  • 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:2 AUSGABEN:2704 Sonstige Kosten:27043 Serverkosten 50,00€

PR-Team

Flyer und Repräsentation

• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0945 Bank 50,00€ an
  • 2 Erfolgskonten ideeller Bereich:0 IDEELLER BEREICH:2 AUSGABEN:2810 Repräsentationskosten 50,00€

Inventur

Bei einer Inventur werden zu einem bestimmten Zeitpunkt alle Produkte im Lager gezählt und bewertet. In der Regel geschieht dies am Jahresende vor der Gewinn und Verlustrechnung. Zwischeninventuren sind aber möglich. Schritte:

• Wert eines Produkts festlegen (Recherche im Netz, alte Rechnungen)
• Produkte zählen
• Gesamtwert jedes Produkts ermitteln
• Differenz zwischen dem letzten eingebuchten Gesamtwert und dem neuen Gesamtwert bilden.

Aus dem Verfahren ergibt sich je Produkt dann entweder eine Bestandszunahme oder eine Bestandsabnahme.

Bestandszunahme

• Differenz ins Soll auf dem Bestandskonto buchen und ins Haben auf dem Bestandsveränderungskonto
• 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0620 Warenbestände:06203 Router TP-Link WR741ND DIFFERENZ an
  • 6 Erfolgskonten für andere ertragssteuerfreie Zweckbetriebe:1 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE:2 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE 2 (UST-FREI) :1 EINNAHMEN/ERTRÄGE :6550 Bestandsveränderung DIFFERENZ

Bestandsabnahme

• Differenz ins Haben auf dem Bestandskonto buchen und ins Soll auf dem Bestandsveränderungskonto
• 6 Erfolgskonten für andere ertragssteuerfreie Zweckbetriebe:1 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE:2 SONSTIGE ZWECKBETRIEBE 2 (UST-FREI) :1 EINNAHMEN/ERTRÄGE :6550 Bestandsveränderung DIFFERENZ an
  • 0 Aktiva:5 UMLAUFVERMÖGEN:0620 Warenbestände:06203 Router TP-Link WR741ND DIFFERENZ

Besonderheit Sachspenden

Bei Sachspenden kommt es darauf an, wofür sie verwendet wurden. Wurden keine Spendenbescheinigungen ausgestellt, kann für die Gegenbuchung der Inventur das Konto 6550 Bestandsveränderung im Zweckbetrieb verwendet werden.

Wurden hingegen Spendenbescheinigungen ausgestellt, dann dürfen die Waren nur Vereinsintern verbraucht oder verschenkt werden. Als gegenkonto wird das Aufwandskonto 27048 Verwendung von Sachspenden genutzt.